Mind mapping : la gestion des idées et connaissances, et la prise de notes intuitive

Problématique

En entreprise, la prise de notes et l’écriture des idées est une étape essentielle dans tout processus de réflexion personnelle, ou dans une démarche de partage des connaissances, même lorsqu’il s’agit de faire un (simple) compte-rendu de réunion.

L’outil doit être simple d’emploi, intuitif, peu intrusif (comme un simple bloc-note ou un post-it) tout en permettant d’organiser les idées sous une forme qui convienne bien, soit à notre propre représentation mentale, soit au partage de l’information avec les collègues, clients ou responsable (comme un document fortement structuré, une page HTML avec des liens hypertextes).

Le fait de devoir jongler avec plusieurs outils en fonction des besoin n’est pas idéal :

  • je tape mes notes au fil de l’eau dans l’outil Bloc-note de mon ordinateur, mais je ne peux pas les structurer.
  • si j’utilise OpenOffice Write ou Word, j’ai un document structuré, mais je perds du temps si je veux faire la mise en forme au fur et à mesure que je saisis mes idées ou le compte-rendu.
  • Si j’utilise un outil de mind-mapping propriétaire, comment vais-je partager mon document avec mes collègues ou clients sans les forcer à acheter un outil fermé, impossible à utiliser sans l’achat préalable d’une licence ? De plus le format propriétaire ne permet pas le partage des connaissances, au contraire.

Objectifs

Fournir au client un gestionnaire d’idées (« mind mapper ») avec les caractéristiques suivantes :

  • versatile : il doit servir aussi bien à prendre des notes qu’à écrire un processus métier ou une documentation ;
  • il doit permettre d’organiser les idées (les feuilles) sous forme d’arbres, l’interface graphique doit permettre de réorganiser l’arbre ou les feuilles ;
  • l’outil doit être ouvert sur le monde extérieur pour permettre d’exporter le document :
    • Sur un site web
    • Dans un mail au format HTML
    • Au format PDF
    • Sous la forme de la structure d’un document OpenOffice Writer.

Stratégie mise en œuvre

Le public visé est le service informatique d’une entreprise : aussi bien des personnes ayant un rôle techniques (développeurs, consultants techniques) que des chefs de projet.

Nous avons proposé la mise en place d’un mind-mapper libre, FreeMind, écrit en Java, multi-plate-forme et utilisant un format de stockage ouvert, en XML.

Après une phase de démonstration du produit sur des cas concrets, comme la prise de notes en réunion et la publication quasi-immédiate de comptes-rendus juste après les réunion, l’outil a été utilisé pour l’écriture et la rédaction de documentations d’applications interne et de processus métiers.

Les fonctionnalités d’exportation des « mindmaps » au format HTML pour le mail et sous forme d’applet dans ldes pages web de l’intranet sous forme de Wiki, ont permis de pérenniser le produit.

Résultats

L’outil a été mis en concurrence avec un produit propriétaire, Mind Manager. Grâce à la pédagogie et l’accompagnement au changement fourni par Pragmatic Source, et malgré quelques avantages fonctionnels de Mind Manager, FreeMind a été adopté par tout le service informatique.

L’aspect multi-plate-forme du produit a permis son adoption aussi bien par les personnes travaillant sous Linux que par celles sous Windows. Ceci n’était pas possible avec les mind-mapper propriétaires disponibles sur le marché.

L’intégration du mind mapper au serveur Wiki interne, que nous avons également proposé, permet la consultation des documents par le plus grand nombre de collaborateurs.

Le fait que le produit soit un logiciel libre a enfin un avantage financier important : le coût d’achat et de maintenance est nul.